ایزو9001 - الزامات اطلاعات مستند

اگر مزایای کیفیت مدیریت اسناد آشکار باشد، نسخه جدید ISO 9001 تا حدودی عادات قدیمی را زیر و رو کرده است. چه چیزی تغییر کرد؟ چگونه برای این آماده شویم؟ در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند تا قبل از آمدن ممیز ، مسائل را بفهمید.

سیستم اسناد مجموعه ای ساختار یافته و سازمان یافته از اسناد با ماهیت های مختلف است. بنابراین می تواند شامل رویه ها، اسناد، حتی رویه های عملیاتی، دستورالعمل ها یا برگه های داده فنی باشد. این اسناد معمولاً با یک سیستم مدیریت مرتبط هستند، اعم از کیفیت، تولید، امنیت و غیره. به محض اینکه به این اسناد به عنوان متعلق به این سیستم ها اشاره شود، سیستم اسناد نامیده می شود.

باز هم، این واقعاً اجباری نیست. نکته مهم داشتن اطلاعات مستند در جایی که استاندارد آن را ایجاب می کند، است. یعنی در اکثر فصول، و در جایی که معتقدید اطلاعات مستند برای اطمینان از اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت شرکت شما ضروری است.

از آنجایی که مفهوم رویه اجباری از روی میز خارج است، دیگر لازم نیست برای هر فرآیندی یک رویه داشته باشید. اگر فرآیند اجازه دهد، اطلاعات مستند پیوست شده به آن ممکن است انواع دیگری از اسناد مانند رویه ها و دستورالعمل های عملیاتی باشد و ممکن است شامل رویه ها نباشد.

با این روش شما حداقل اطلاعات مستندی را برای فرآیندهای خود خواهید داشت بدون اینکه مجبور باشید سیستم اسناد خود را بازنگری کنید. به این ترتیب، خطر دریافت اظهارات یا عدم انطباق در مورد این موضوع را در طول ممیزی محدود خواهید کرد. شما زمان خواهید داشت تا اطلاعات مستندی را که پس از دریافت گواهینامه دیگر مورد نیاز نیستند اصلاح کنید.

به این ترتیب زمان را برای پیشرفت با موضوعات دیگری از جمله رویکرد ریسک فرآیند یا تعریف SWOT (نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدها) آزاد خواهید کرد که به کار زیادی نیاز دارد و بهتر است روی آنها تمرکز کنید. بیشتر برای حسابرسی

فقط مطمئن شوید که تمام اطلاعات مستندی که باید بررسی شوند را مرور کنید.

متأسفانه، این روش ممکن است به مذاق حسابرس شما خوش نیاید. فراموش نکنیم که الزامات و نقاط کنترل آنها توسط استاندارد دیکته می شود، اما هر حسابرس می تواند کم و بیش به این یا آن استراتژی، یک روش یا روش دیگر حساس باشد.

مدیر کیفیت باید مطمئن شود که هر کارمند از وجود تمام اطلاعات مستند مربوط به فرآیند خود آگاه است و می داند که چگونه به آن دسترسی داشته باشد.

همچنین مهم است که بررسی کنید که هر کارمندی که اطلاعات مستندی برای آنها مرتبط است از آن اطلاع داشته باشد و بداند چگونه به آن دسترسی داشته باشد.

ما می توانیم آن را انتشار کنترل شده اطلاعات مستند بنامیم زیرا آنها باید توزیع شوند و فقط توسط افراد مربوطه در شرکت دریافت شوند.

برای اینکه این اتفاق بیفتد، مهم است که با تعریف کردن یک یا چند اطلاعات مستند برای چه کسی مرتبط شروع شود. این مرحله به شما امکان می دهد تا گروه های توزیع را تعیین کنید.

سپس باید سیستمی داشته باشید که به ممیز بفهماند که همه افراد درگیر از وجود اطلاعات مستند مطلع شده و آن را خوانده اند. برای این منظور، برخی از شرکت ها به عنوان مثال، خواندن گزارش ها را با ثبت نام در نظر می گیرند. این روش توسط استاندارد الزامی نیست، اما به شما این امکان را می دهد که به حسابرس ثابت کنید که مطمئن شده اید اطلاعات مستند به درستی دریافت و دریافت شده است. هر روش دیگری ممکن است در نظر گرفته شود، تا زمانی که به شما اجازه می دهد تأیید کنید که هر دو عمل انجام شده است.

صفحه ما را در اینستاگرام دنبال کنید